Kumppanisi Digitaalisessa muutoksessa

Ota yhteyttä

Mikä on toiminnanohjaus-järjestelmä (ERP)?

 

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on kattava yrityksen tietojärjestelmä

 

Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP (Enterprise Resource Planning) on ohjelmisto, joka integroi organisaatiossa syntyvän liiketoimintatiedon ja prosessit samaan ohjelmistoon ja tietokantaan. ERP järjestelmä tarkoittaa siis tietokoneohjelmistoa, joka ratkaisee organisaation keskeisen liiketoiminnan kehittämisongelman.  Koska kehittämisen ongelma on usein moniulotteinen, pitää monessa asiassa tapahtua yhtäaikaisia parannuksia. Ei voi myydä, jos tuotanto ei tuota oikeita tuotteita oikeaan aikaan, jotta voi valmistaa pitää ostaa oikeita nimikkeitä oikeaan aikaan, tuotantoa ei voi tehdä kannattavasti jos ei luotettavasti tiedetä kustannuksia jne.

Toiminnanohjausjärjestelmään kertyvän tiedon avulla toimintaa voidaan mitata ja ohjata reaaliaikaisesti ja säästää manuaalista työtä erilaisissa laskennan ja työn organisoinnin ja aikataulutuksen tehtävissä.

Koska yrityksen liiketoimintaprosessit vaativat oikea-aikaista koordinointia ja tarve ja kustannuslaskentaa yli prosessien on ERP järjestelmät kehitetty käsittelemään henkilöstöhallinnon, kirjanpidon, sisäinen laskenta, materiaalin- ja varastonhallinnan, tuotannonohjauksen, sekä projektien, huoltotoiminnan, ja käyttöomaisuuden hallinta yhtäaikaisesti siten, että järjestelmään kirjattu tieto on välittömästi käytössä kaikkialla, missä tietoa tarvitaan (kertakirjauksen periaate). Suurissa järjestelmissä eri osiot ovat erillisiä moduuleita, joita voidaan ostaa ja ottaa käyttöön erikseen ja vaiheittain. Vastaavasti pienemmät järjestelmät ovat erikoistuneet käsittelemään tietyn tyyppisten yritysten tietoa tietynlaisessa liiketoimintastrategiassa. Eri ERP järjestelmien ominaisuudet ja mahdollisuudet vaihtelevat siis merkittävästi.

ERP -järjestelmän keskeisimpiin ominaisuuksiin kuuluu aina ns. poikkifunktionaalisuus, eli kyky suunnitella, laskea ja automatisoida tehtäviä erilaisten prosessien välillä. Laajemmissa järjestelmäratkaisuissa talous kulkee jokaisen tuotanto, osto, myynti, huolto ja projektitapahtuman rinnalla automaattisesti. Yhteisen tietojärjestelmän avulla toiminta eri osastojen välillä helpottuu, ja päällekkäisen työn määrä vähenee. Samalla yrityksen johtaminen paranee, koska tiedot yrityksen tilasta – myös talouden tilasta – ovat aina ajan tasalla.

ERP -järjestelmien ohella yritykset kehittävät prosessejaan, tietämystään, ja päätöksentekoaan erilaisten toiminnanohjausjärjestelmiin liittyvien laajennusten, kuten asiakkuudenhallintajärjestelmien (CRM), nettikaupan, hankitajärjestelmien (SRM),  toimitusketjun hallintajärjestelmien (SCM), sekä tietovarastointi ja raportointijärjestelmien (BI) avulla. Laaja ohjelmistoarkkitehtuuri, ohjelmistovalinnat ja erilaiset teknologiat tekevät järjestelmien valinnasta ja käyttöönotosta yhä monimutkaisempaa. Kattava tietojärjestelmäratkaisu, sekä tietoon perustuva prosessien johtaminen rakentuu yrityksessä yleensä pitkän ajan kuluessa.

Vaikka aikaisemmin ERP on mielletty suurten yritysten tietojärjestelmäksi, on ERP:stä tullut 2000-luvulla kiinteä osa myös pienten ja keskisuurten (PK) yritysten, sekä myös julkishallinnon toimintaa.

Vaikka ERP järjestemistä on tullut arkipäivää, vaivaa järjestelmien käyttöönottoja edelleen järjestelmän määrittelyn ja siksi oikeiden valintojen vaikeus, sekä henkilöstön osaamiseen ja muutoksen vastustamiseen liittyvät krooniset ongelmat.

Toiminnanohjausjärjestelmähankkeissa ei ole tavatonta päätyä kustannusylityksiin ja hankkeen viivästyksiin. Järjestelmien hankinnat ja käyttöönotot ovat osoittautuneet jokaisen kokoisessa organisaatiossa haastaviksi. Digitalisaation johtamisen kyvykkyys, henkilöstön osaaminen, liiketoimintaprosessit ja liiketoimintaprosessien tarpeet ovat hyvinkin yksilöllisiä, ja nämä muuttujat asettavat paitsi yrityksen omalle osaamiselle hallita hanke, myös ohjelmistotoimittajille suuria palveluvaatimuksia.

Käytännössä yksilöllisten tarpeiden näkökulma on johtanut ohjelmistokehityksen eriytymiseen. Suuret järjestelmätoimittajat kehittävät järjestelmiä, jotka ovat sovitettavissa erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin konfiguroimalla ja parametroimalla. Toista merkittävää ERP järjestelmien segmenttiä edustavat toimialakohtaiset järjestelmät, jotka soveltuvat jollekin tietylle kapealle toimialalle hyvinkin vähäisellä järjestelmän sovittamistarpeella. Harvassa ovat kuitenkin järjestelmät ilman yrityskohtaista parametrointitarvetta. Toimialaräätälöityjen järjestelmien kehittäjissä on erikokoisia yrityksiä, ja joukossa on varsin pieniäkin ohjelmistoyrityksiä. Monimutkaista parametrointia vaativat järjestelmät ovat yleensä suurien ohjelmistoyritysten tuotteita, ja näiden järjestelmien käyttöönotto on työmäärän johdosta verrattainkin hinnakasta. Järjestelmätoimitusten kustannuksia ovat kuitenkin alentaneet uudet käyttöönottoprojektimallit, kilpailu, suuruuden ekonomia, korkeampi automaation aste ohjelmistojen kehittymisen myötä, sekä ohjelmistojen tarjonta pilvestä, eli SaaS palvelumallit.

Mikäli organisaatio havittelee toiminnan digitalisoimisen ulottamista syvemmälle markkinointiin, myyntiin, tuotantoon, ostoihin, suunnitteluun, uusiin palveluihin, sisäisen laskennan tehostamiseen jne on taustalla oleva toiminnanohjausjärjestelmä usein välttämättömyys, koska liiketoiminnalle kaikki olennainen data sijaitsee ERP.n tietokannassa.

Toiminnanohjausjärjestelmiksi käsitetään yleisesti mm. MRP (Material Requirements Planning), ja ERP (Enterprise Resource Planning) -tyyppiset tietojärjestelmät. Tietokoneen laskentakapasiteetti, keskusmuistin, tai tietoverkon nopeus eivät enää käytännössä ole rajoittavia tekijöitä, joten järjestelmät ovat nykyään ominaisuuksiltaan ja mahdollisuuksiltaan erittäin laajoja ja monipuolisia. Nykyään eri liiketoiminnan tarpeet kattavasti integroivat ERP –ohjelmistot ovat jo syrjäyttäneet MRP –ohjelmistot yrityksissä. Osa järjestelmistä sisältää jo koneoppimisen ominaisuuksia, jolloin rutiininomaisesti tehtäviä päätöksiä voidaan jo kokonaan opettaa tietojärjestelmän tehtäväksi. Esimerkiksi kokonainen hankintaprosessi ostolaskun maksamiseen ja tiliöintiin asti automatisoituna on jo tätä päivää.

ERP ohjelmiston ominaisuudet vaihtelevat ohjelmistoittain. Yleensä pyritään löytämään yritykselle valmis ratkaisu, joka tukee tavoiteprosesseja ilman räätälöintiä. Sopiva ohjelmistoratkaisu riippuu strategisista tarpeista sekä organisaation liiketoiminnan logiikasta ja tavoiteprosesseista. Liiketoiminnan prosessit ovat perusratkaisuiltaan seuraavat:

Yleinen arvoketjumalli liiketoimintaprosesseittain.

Projektiliiketoimintamalli.

MTS – varastoon valmistus.

MTO – Tilausohjautuva tuotanto.

ATO – Tilauksesta kokoonpano.

ATP – Vapaana luvattavaksi myynnin ohjaamana.

Myynti varastosta ilman omaa tuotantoa.

Palveluliiketoiminta.

Taloushallinnon prosessit.

Henkilöstöhallinnon prosessit.

 

Liiketoimintaprosessien perusmallien lisäksi yrityksillä on huomattava määrä eri variaatioita toteuttaa liiketoimintaansa. Usein innovaatiot tuotteissa, palvelussa ja prosessissa ovat yksittäisen yrityksen kilpailuedun takana. Uusissa liiketoimintainnovaatioissa voidaan olla tilanteessa, jossa valmista tietoteknistä ratkaisua ei ole saatavissa kohtuullisin kustannuksin. Tällöin digitalisaatiota kohti kuljetaan joko markkinoilta saatavaa ohjelmistoa räätälöimällä tai rakentamalla yrityksen tarpeisiin kokonaan uusi ohjelmisto.